Model documentair structuurplan (dsp) mbo
Mbo-scholen hebben een belangrijke maatschappelijke taak. Bij het uitvoeren van die taak en het afleggen van verantwoording daarover is het van belang dat er een goede registratie plaatsvindt. Per 1 augustus 2017 geldt in het mbo een nieuwe selectielijst waarin staat welke documenten scholen moeten bewaren en voor hoe lang.
Deze vervangt de oude selectielijst. De oude selectielijst blijft van toepassing op documenten die zijn ontstaan tussen 1996 en 31 juli 2017.
- Nieuwe selectielijst (geldig voor documenten vanaf 1 augustus 2017).
- Oude selectielijst (geldig voor documenten tussen 1996 en 31 juli 2017).
De nieuwe selectielijst beperkt zich uitsluitend tot documenten die voortkomen uit de openbare gezagtaken van mbo-scholen. Dat zijn er twee: de afgifte van een getuigschrift en het verlenen van een vrijstelling (hoogstens 10 dagen per schooljaar) op grond van de leerplichtwet. Voor documenten die voortkomen uit alle overige taken heeft het FSR (Facilitair Samenwerkingsverband roc’s, aoc’s en vakscholen) een model documentair structuurplan (DSP) opgesteld.
Met behulp van het DSP kunnen mbo-scholen bepalen hoe lang zij hun documenten moeten of mogen bewaren. Het DSP somt de belangrijkste en meest voorkomende documenten binnen mbo-scholen op en noemt de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen van die documenten. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen digitaal en fysiek (papier). De bewaar- en vernietigingstermijnen zijn van toepassing op beide varianten.
Het DSP helpt medewerkers binnen scholen die zich bezighouden met archivering en informatiemanagement. Meer informatie over de nieuwe selectielijst staat in de inleiding bij het DSP.